Hogrefe Tests im Klinik-Informationssystem ORBIS von Agfa HealthCare

PZN Wiesloch digitalisiert mit ORBIS alle internen Prozesse

Im Jahr 2001 hat das PZN Wiesloch die elektronische Akte inklusive Fieberkurve von ORBIS eingeführt und arbeitet seither klinikweit fast ausschließlich papierlos. Begonnen haben die Kliniker mit der Dokumentation in einer eigenständigen Patientenakte.

Bildschirm mit Hogrefe Test im Klinik-Informationssystem ORBIS von Agfa HealthCare
Hogrefe Tests im Klinik-Informationssystem ORBIS von Agfa HealthCare

„Als dann die administrativen Systeme – von der Abrechnung über die Finanzbuchhaltung und das Controlling bis hin zur Materialwirtschaft – neu ausgeschrieben wurden, fiel die Entscheidung wieder auf ORBIS. Zum einen hatten wir bis dato gute Erfahrungen mit System und Anbieter gemacht, zum anderen wollten wir uns Schnittstellen ersparen“, beschreibt Dr. Gerhard Frömel, Teamleiter Kommunikation und Information im Krankenhaus (KIK) im PZN Wiesloch, die Wechselphase. „Damit machte die elektronische Patientenakte den Anfang für Agfa HealthCare in unserem Hause.“

Intern zu 100 Prozent digital

Abgesehen von wenigen Papierdokumenten – etwa dem Behandlungsvertrag, einer Schweigepflichtsentbindung oder Vorbefunden –, die eingescannt und vernichtet werden, liegen alle Unterlagen ausschließlich digital vor. Selbst niedergelassene Ärzte, die für das PZN Konsile erbringen, sind als Funktionsstelle an ORBIS angebunden. „Sie bekommen die Anforderungen elektronisch, schalten sich per VPN auf das System und dokumentieren dort ihre Befunde“, so Medizininformatikerin Beatrice Sell. Auch die vier Außenstellen arbeiten auf der zentralen Datenbank in Wiesloch. „Das ist wichtig, da alle Informationen vorliegen müssen, wenn die Patienten innerhalb der Standorte verlegt oder woanders vorstellig werden“, ergänzt die Medizininformatikerin.

Für die zentrale Datenhaltung sorgt das Enterprise Content-Managementsystem HYDMedia. Dokumentiert wird aber ausschließlich in ORBIS – und zwar von allen an der Behandlung Beteiligten, z. B. von Fachtherapeuten, Ärzten, Psychologen, Pflegekräften und Mitarbeitern des Sozialdienstes. Ein einfaches Beispiel verdeutlicht einen Vorteil der Digitalisierung: Teilweise müssen die Patienten in der großen Einrichtung lange Wege zur Therapie zurücklegen. Die Therapeuten können daher nicht regelmäßig zur Übergabe erscheinen. Im Behandlungsbezug haben aber alle das Recht, in die Akte zu schauen, darin zu dokumentieren, und sind vollständig informiert.

Portrait von Beatrice Sell und Gerhard Frömel
Beatrice Sell und Gerhard Frömel

Die schnelle zentrale Anpassbarkeit der Dokumentation in ORBIS spielt auch an anderer Stelle ihre Stärken aus, nämlich bei Überprüfungen der Akten durch den MDK. „Das ist ein steter Kampf“, bemerkt Dr. Frömel. „Kann der MDK beispielsweise die Qualifikation eines Mitarbeiters bei der 1:1 Betreuung nicht erkennen, streicht er uns das Zusatzentgelt. Also blenden wir die Berufsgruppe des Users automatisch im bestehenden Formular ein.“ Letztendlich wurden die Bemühungen selbst von den MDK-Ärzten anerkannt, wie der KIK-Leiter sagt: „Bei der letzten großen Überprüfung unserer PsychPV Einstufungen wurden wir vom MDK ausdrücklich dafür gelobt, wie übersichtlich und gut aufbereitet die Prüfakte ist.“

Hogrefe-Tests direkt in ORBIS

Ein weißer Fleck auf der Landkarte der Digitalisierung von psychiatrischen Einrichtungen sind oftmals psychologische Tests. Der Hogrefe Verlag – einer der führenden europäischen Wissenschaftsverlage in Psychologie, Psychotherapie und Psychiatrie – bietet diese Tests in Papierform oder in einer lokalen PC- oder Netzwerk-Version an, ohne Bezug zur elektronischen Akte.

„Als der Hogrefe Verlag schließlich ein Onlineportal präsentiert hat, bei dem man sich von außen anmelden und Tests ausfüllen konnte, wollte Agfa HealthCare einen Schritt weitergehen und das in ORBIS integrieren“, erläutert Dr. Frömel die für ihn logische Idee. Der Vorteil ist, dass die Psychologen in ORBIS arbeiten können und durch die Übernahme der Ergebnisse die Vollständigkeit der digitalen Akte gewahrt bleibt.

Das Verfahren ist denkbar einfach. Der Patient erhält einen Zugangscode, mit dem er sich bei dem Hogrefe-Portal anmeldet. Nun kann er die angeordneten Tests auf einem PC oder Tablet, unabhängig von einer ORBIS-Anbindung, ausführen – die meisten sogar zu Hause. Schummeln ist nicht möglich oder zumindest nachvollziehbar, da das Programm unter anderem Reaktionszeit und -muster aufzeichnet und ein Vor- und Zurückblättern testabhängig einschränkt.

Datenschutz: Nur Alter und Geschlecht werden übermittelt

Wie geht ein solcher psychologischer Test nun konkret vonstatten? Der Arzt oder Psychologe stellt die Indikation und bestimmt, welche Tests sein Patient absolvieren soll. Die Beauftragung erfolgt direkt im ORBIS-Formular. Die gesamte Kommunikation zwischen ORBIS und Hogrefe läuft über eine interne Kennnummer, also einen von ORBIS generierten Code, um die Testergebnisse dem Patienten zuordnen zu können.

Gemäß den PZN-Systemeinstellungen werden datenschutzkonform lediglich Geschlecht und Alter des Patienten als auswertungsrelevante Daten aus ORBIS übergeben. Im Online-Portal wird ein Auftrag erzeugt und der Patient erhält seine Zugangsdaten via ORBIS. Dann meldet er sich im Hogrefe Online-Portal an und absolviert seinen Test. Der Psychologe sieht in einer Arbeitsliste alle aktuellen Tests und deren Status. Im ORBIS-Formular wird ein im Hogrefe-System generiertes Testergebnis als Textbefund übernommen, der in weitere Dokumente, beispielsweise den Entlassbericht, übernommen werden kann. Zusätzlich wird der komplette Test mit allen Erstell- und Auswertungsdetails als PDF in das Archivsystem HYDMedia importiert und kann ebenfalls aus dem ORBIS-Formular eingesehen werden.

Aktuell verwendet das PZN zwölf Testverfahren. Die Nutzung der Online-Hogrefe-Testverfahren hat Dank der unkomplizierten und bequemen Bedienung sowie der Integration in ORBIS bereits während der Pilotphase gegenüber den „Papierzeiten“ deutlich zugenommen. „Wenn das System länger etabliert ist und wir ggf. zusätzliche Testverfahren aus dem Hogrefe-Online-Angebot freischalten, erwarten wir, dass die Nutzungszahlen weiter deutlich steigen“, schaut Beatrice Sell zuversichtlich in die Zukunft.

Dieser Artikel ist zuerst im Kundenmagazin Agfa HealthCare DIREKT, erschienen. Das Copyright an Text und Bilder liegt weiterhin bei Agfa HealthCare. Beides wurde mit freundlicher Genehmigung zur Publikation in den Hogrefe Themenwelten zur Verfügung gestellt.

Hogrefe Software Interface

Im Klinik-Informationssystem ORBIS von Agfa HealthCare werden Hogrefe Tests über das Hogrefe Software Interface (HSI) zugänglich gemacht. Das HSI ist eine Schnittstelle, die die Funktionen des Hogrefe Testsystems in Drittsysteme integriert. Beispiele sind Praxis-, Klinik- oder Bewerberverwaltungssysteme.

Über das HSI können Sie Befragungen erstellen und an die Testteilnehmer ausspielen. Im Anschluss werden Berichte anhand von Norm- und Skalenwerten generiert. Das Hogrefe Software Interface ist dabei jedoch nicht das Daten führende System. Persönliche Informationen verbleiben in den jeweiligen Verwaltungssystemen.

Wenn Sie Fragen zum Hogrefe Software Interface haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit dem Team der Testzentrale e-tests auf. Sie erreichen die Kollegen und Kolleginnen telefonisch unter +49 551 999 50 880, oder schreiben Sie eine E-Mail an e-tests@testzentrale.de.

  • Klinik-Informationssysteme
  • Ressort Digital
  • Ressort Klinik Testzentrale